Mon expérience IT à la Valais Racing Team

Je suis arrivé à la Valais Racing Team en octobre 2024. Cet article raconte ce que j'y ai fait depuis, du côté qui m'a occupé l'essentiel du temps: l'IT.

Octobre 2024

Quand j'ai rejoint la VRT, l'IT n'existait pas vraiment comme entité. Il y avait du code, des outils, un Odoo hérité des promos précédentes, mais pas de cohérence d'ensemble, pas de marche à suivre claire. Tout fonctionnait par à-coups, en fonction de qui avait du temps et de l'envie cette semaine-là.

Une équipe de Formula Student s'organise en deux grandes catégories: technique et business. Côté technique, on a les teams mécanique et électrique, qui construisent la voiture. Côté business, c'est la team qui s'occupe de marketing, sponsors et événements. Le comité, lui, est à part: c'est l'organe qui dirige l'asso. L'IT, par défaut, tombait dans la catégorie business, et donc ses priorités étaient calées sur les sponsors, les événements et l'agenda du comité, pas sur la dette technique ou la transmission entre saisons.

On a négocié avec le board pour que l'IT existe comme équipe à part. Pas pour planter un drapeau, mais parce que les enjeux d'un système d'information interne ne se planifient pas comme une campagne de communication. Avoir notre propre couloir, ça nous donnait la marge pour décider du calendrier de notre travail.

La discussion a mis quelques semaines. Quand elle est passée, on a pu se détacher du business, avec notre propre marge de manœuvre et de vraies attentes en face. Dans une asso étudiante, les choses bougent vite, mais il faut les faire bouger soi-même.

Le premier chantier: l'ERP

Le premier vrai dossier a été l'ERP. La VRT tournait sur Odoo, avec des bouts de custom dessus.

Honnêtement, je ne vais pas reconstituer l'historique précis du pourquoi ça coinçait, parce que je n'avais pas tout en tête à l'époque et que je n'ai pas envie d'inventer. De mémoire: quelque chose avait été fait sur Odoo mais ça ne tournait pas bien. À chaque saison il fallait reconfigurer, recoller des morceaux, et ce travail bouffait un temps qu'on n'avait pas. La conclusion qu'on a tirée était simple: on ne sauvera pas cet Odoo, il faut repartir d'une page blanche avec autre chose.

J'ai pris quelques semaines pour évaluer les alternatives. Trois critères dans cet ordre: efficacité (combien l'outil sait déjà faire sans qu'on code), facilité d'implémentation, et maintenance pour la prochaine personne qui hériterait du code. Dolibarr a passé le filtre. PHP + MySQL, un modèle de modules très simple, une grosse communauté francophone, une doc concrète. Moins fancy qu'Odoo, mais plus humain, et surtout plus lisible pour la personne qui ouvrirait notre code dans deux saisons.

On a forké Dolibarr plutôt que d'utiliser la version standard. C'était un engagement, je ne vais pas mentir: chaque module custom devient un petit pacte de maintenance, et l'intégration des updates upstream nous tombe dessus à chaque grosse version. Mais on voulait pouvoir ajouter des modules profonds (signatures multiples, déductions automatiques sur budget, intégration Keycloak côté authentification) sans jouer à l'équilibriste avec une API publique. Avec deux ans de recul, je referais le même choix.

Ce qu'il y a dans l'ERP aujourd'hui

Plusieurs modules custom forment le cœur du fork en prod. Les principaux:

• Budget: suivi des engagements financiers selon trois axes (équipe, système et sous-système de la voiture, saison), avec déduction automatique à chaque commande validée. Le trésorier voit en temps réel l'état des enveloppes.
• Commandes: validation à quatre étapes (chef d'équipe, CFO, CTO, CEO), notifications mail à chaque étape, génération PDF avec signature électronique en sortie. C'est le module le plus utilisé.
• Adhérent: gestion des membres, avec un formulaire d'inscription côté front. À la validation, le membre est créé dynamiquement dans Keycloak (donc propagé dans tout l'écosystème SSO d'un coup), et un email de bienvenue part sur son adresse avec ses accès et les infos de base pour démarrer.
• Urgence: actif pendant les compétitions. Les participants présents sur place ont accès aux infos d'urgence des autres (contact familial, allergies, infos médicales pertinentes), après signature d'une charte d'usage parce que ces données sont sensibles.
• Formulaires: moteur générique pour les inscriptions aux compétitions, demandes des pôles, questionnaires de retour. Champs custom, workflows multi-étapes, alertes mail, génération PDF.

D'autres briques plus petites tournent autour. Chaque module répond à un besoin qu'un Dolibarr de base ne couvrait pas: c'est ce qui a justifié le fork.

Au-delà de l'ERP

Une fois l'ERP en prod, on a étoffé l'écosystème. Pas par appétit technologique, mais parce qu'un ERP seul ne couvre pas tout ce dont une équipe a besoin pour vivre.

Keycloak sert aujourd'hui de gestionnaire d'identité central. Dolibarr et Nextcloud y sont branchés en SSO, ce qui veut dire qu'un membre n'a qu'un seul compte à gérer, et que quand quelqu'un quitte l'équipe, on coupe l'accès en un endroit. Pour une asso dont la composition tourne tous les ans, ça change vraiment la vie.

Nextcloud héberge le calendrier de la team (compétitions, roulages, jalons techniques) et les photos prises pendant les events. Le calendrier remonte dans Dolibarr via un widget, donc un membre voit son agenda à la même place que ses commandes en cours.

Le tout est hébergé chez Infomaniak, en Suisse.

Ce n'est pas parfait. Il y a des coutures qu'on aimerait raboter, des automatisations qu'on n'a pas encore eu le temps d'écrire. Mais c'est cohérent, et c'est entièrement sous notre contrôle.

L'équipe à six

On était deux au départ. À un moment j'ai porté l'IT seul. En 2026 on est six, avec l'arrivée des premières années. Pour moi, c'est une bascule: je passe de "je tiens le truc à bout de bras" à "je passe le bâton".

Ils ne sont pas encore sur le fork Dolibarr. Ils bossent sur d'autres briques. D'abord la future application mobile de la VRT, qu'on prévoit de publier sur l'App Store et le Play Store pour donner aux membres l'accès aux infos importantes et au calendrier des compétitions directement sur le téléphone. Et le nouveau site internet de la VRT: j'en ai fait le gros et le début, il est couplé à l'ERP pour l'affichage des membres, et je leur délègue maintenant des bouts dessus. En parallèle, ils maintiennent et modifient le site actuel.

L'idée, c'est qu'ils prennent leurs marques sur ces périmètres avant que je les fasse entrer dans le fork Dolibarr. PHP n'est pas la première langue qu'un étudiant en première année maîtrise, et le modèle de modules de Dolibarr a ses tics. On ira par mini-projets isolés, du pair programming, et beaucoup de doc interne. Ce n'est pas la voie la plus rapide pour livrer, mais c'est la seule qui permet à l'équipe de survivre quand je partirai à mon tour.

Et après

Le chantier en cours, c'est de packager tout ce qu'on a construit (le fork Dolibarr et ses modules, l'intégration Keycloak, la connexion Nextcloud) en quelque chose qui pourrait servir à d'autres équipes Formula Student. Sur le modèle exact (open source, SaaS, support payant?), on n'a pas encore tranché. Mais l'idée tient debout: les besoins d'une équipe FS se ressemblent assez d'une asso à l'autre pour que ce qu'on a fait à VRT soit réutilisable ailleurs.

Pour moi, 2026 est la dernière saison en tant que membre actif. Après, je passe en mentor: suivre le projet de loin, en théorie, donner un coup de main quand ça coince, transmettre ce que je peux. "En théorie" parce que je sais déjà que je reviendrai mettre les mains dans le cambouis quand l'équipe en aura besoin, et que c'est tant mieux.

Et puis, deux saisons à la VRT, ce n'est pas qu'un ERP et des serveurs. C'est aussi un autre univers, à côté de mes journées de dev. Des week-ends de roulage. Des compétitions qui durent une semaine, en camping, à dormir trois heures par nuit, à se faire réveiller à 6h du mat par des allemands qui passent de la techno dans tout le camping, à croiser des gens d'autres équipes venus de partout. Des soirées où on parle voiture, code, sponsors ou vie perso autour de la même table. Une asso à taille humaine, une cinquantaine de personnes, des parcours différents, un objectif commun chaque année. Pour quelqu'un qui passe l'essentiel de son temps devant un écran, c'est un équilibre rare, et je ne l'ai pas vu tout de suite à sa juste valeur.

Ce que je retiens de ces deux saisons, c'est que le bon outil n'est pas celui qui brille le plus. C'est celui que la personne qui prendra la suite pourra ouvrir sans avoir peur. Et que la moitié de la valeur du projet ne vit pas dans le code, mais dans les gens qu'on croise en chemin.